Un software gestionale fatture elettroniche è diventato uno strumento indispensabile per le imprese e i professionisti, a seguito delle normative introdotte negli ultimi anni. Dal 2019, infatti, i titolari di partita IVA sono obbligati a gestire le proprie fatture in formato elettronico, emettendole e conservandole in forma digitalizzata, secondo precisi criteri stabiliti dalla legge. Oltre alla conformità legale, però, questi strumenti hanno il vantaggio di automatizzare e semplificare il processo di fatturazione, riducendo gli errori umani dovuti a un’errata compilazione. Inoltre, un gestionale fattura elettronica consente il monitoraggio delle transazioni finanziarie, permettendo la generazione di report e l’analisi delle performance aziendali. In poche parole, l’arrivo della tecnologia ha letteralmente mandato in pensione la classica fattura cartacea che tutti conosciamo e ha semplificato la vita di tutti coloro che sono tenuti a emettere fattura.

Come si compila una fattura elettronica?

Prima di acquistare il miglior gestionale per fatture elettroniche, è bene sapere cos’è una fattura elettronica e come si compila. In estrema sintesi, per emettere una fattura elettronica è necessario indicare alcuni dati. In primo luogo, bisogna riportare la data di emissione della fattura, in modo da stabilire la sua validità legale. Poi, è fondamentale attribuire un numero progressivo univoco alla fattura, per identificarla e tener traccia delle transazioni. Ancora, è necessario inserire sia i dati del venditore che quelli del cliente (inclusi gli indirizzi, numeri di partita IVA o codici fiscali). È importante, ancora, specificare i beni o i servizi forniti, indicando in modo chiaro la descrizione dei prodotti o delle prestazioni effettuate, e l’importo totale comprensivo di eventuali sconti o spese accessorie. L’IVA deve essere calcolata e indicata separatamente, se prevista per la transazione.  Inoltre, è necessario includere il codice identificativo del destinatario della fattura, per garantire la corretta trasmissione e recapito della stessa al soggetto specifico. Infine, potrebbe essere necessario specificare altri dati nella fattura elettronica. Ad esempio, potrebbe essere richiesto di indicare il tipo di documento (fattura, nota di credito, nota di debito, ecc.) o di applicare un’eventuale imposta di bollo.

I motivi per cui usare un programma di gestione per le fatture elettroniche

Come anticipato, utilizzare un programma per la gestione elettronica delle fatture può essere di grande utilità. Tralasciando gli obblighi imposti dalla normativa di legge, avere un sistema di gestione delle fatture può letteralmente stravolgere l’organizzazione della propria attività economica. Infatti, tali programmi permettono di effettuare un controllo gestionale fatture elettroniche, la registrazione contabile delle fatture in modo rapido e veloce e una fidelizzazione dei clienti alla propria attività. Ma non finisce di certo qui, tali programmi, infatti, garantiscono alle aziende una gestione automatizzata, completa e integrata, delle fatture (sia in entrata che in uscita ovviamente), l’importazione automatica di quelle di acquisto e permettono di utilizzare appositi cruscotti di monitoraggio del business, in modo da tenere sotto controllo il fatturato, gli incassi e le entrate in generale. Infine, grazie a tali programmi, compilare e consegnare una fattura non è mai stato così semplice, tutto quello che occorre fare è un click e il gioco è fatto.